Ponto – amikor az adminisztráció végre nem elveszi, hanem támogatja az időt

A vállalkozások pénzügyi működésében rengeteg olyan feladat van, amely önmagában néhány percnek tűnik. Egy számla rögzítése, egy bizonylat ellenőrzése, egy tétel megfelelő helyre sorolása vagy a könyveléshez szükséges információk előkészítése nem feltétlenül jelent komoly terhelést. Egészen addig, amíg ezeket a műveleteket nem egyetlen alkalommal, hanem naponta több tíz vagy akár több száz alkalommal kell elvégezni.

Itt válik az adminisztráció valódi gazdasági kérdéssé.

A probléma ugyanis nem egyszerűen az, hogy egy vállalkozás sok adminisztratív feladatot végez. Sokkal inkább az, hogy ezek jelentős része ismétlődő, szabályalapú és olyan emberi munkaidőt köt le, amelyet magasabb hozzáadott értékű feladatokra is lehetne fordítani.

Erre a problémára keresi a választ a Ponto.

A Ponto fejlesztésének alapgondolata egyszerű: amit egy rendszer megfelelő adatok és szabályok alapján képes előkészíteni, felismerni vagy automatizálni, azt ne kelljen minden alkalommal ugyanazzal a manuális folyamattal elvégezni.

A könyvelésben és a pénzügyi adminisztrációban ennek különösen nagy jelentősége lehet. A bizonylatok feldolgozása, a kontírozási folyamat támogatása, az adatok rendszerezése és az ismétlődő adminisztratív körök csökkentése egyenként apró hatékonyságjavulásnak tűnhet. Nagyobb bizonylatmennyiségnél azonban ezek összeadódnak: munkaórák, kapacitás és végső soron költség szabadítható fel.

Nem a könyvelő helyett, hanem a könyvelő munkájáért

Az automatizációval kapcsolatban gyakran rossz kérdést teszünk fel: kiválthatja-e a technológia az embert?

A Ponto mögötti szemlélet nem erről szól.

A szakmai döntésekhez továbbra is szakmai tudásra, felelősségre és kontrollra van szükség. A technológia valódi értéke abban rejlik, hogy leveszi a szakember válláról azoknak a feladatoknak egy részét, amelyekhez nem feltétlenül szükséges minden egyes alkalommal emberi mérlegelés.

A cél tehát nem a szakember kiváltása, hanem a szakember idejének jobb felhasználása.

Ha kevesebb idő megy el ismétlődő adatkezelésre és adminisztratív műveletekre, több idő maradhat ellenőrzésre, elemzésre, ügyfélkommunikációra, pénzügyi tervezésre és valódi szakmai döntéstámogatásra.

Az AI önmagában nem üzleti megoldás

A mesterséges intelligencia ma szinte minden vállalkozás számára elérhető fogalom. Ettől azonban még nem lesz automatikusan hatékonyabb egyetlen üzleti folyamat sem.

Az AI akkor teremt értéket, ha pontosan meghatározott problémára alkalmazzuk.

A Ponto fejlesztésénél ezért nem az a kérdés, hogy „hol tudnánk mesterséges intelligenciát használni?”, hanem az, hogy „melyik munkafolyamatban keletkezik felesleges adminisztratív kör, és abból mit tudunk technológiával biztonságosan csökkenteni?”

Ez alapvető különbség.

A technológia ugyanis nem cél, hanem eszköz. A cél a gyorsabb, átláthatóbb és gazdaságosabban működtethető pénzügyi-adminisztratív folyamat.

A legdrágább folyamat sokszor az, amelynek a költségét nem mérjük

Egy vállalkozás pontosan látja egy szoftver előfizetési díját, egy új eszköz beszerzési árát vagy egy szolgáltatás havi költségét. Sokkal kevésbé látható azonban annak az ára, amikor egy munkatárs naponta ugyanazokat az adatokat kezeli, ellenőrzi, másolja vagy rendszerezi.

Pedig ennek is van költsége.

Munkaidőben. Bérköltségben. Kapacitásban. Hibalehetőségben. És abban az elveszett lehetőségben is, hogy ugyanezt az időt a vállalkozás számára értékesebb feladatokra lehetett volna fordítani.

A digitalizáció következő szintje ezért már nem egyszerűen azt jelenti, hogy papír helyett számítógépen dolgozunk.

A valódi kérdés az, hogy egyáltalán szükséges-e ugyanazt a műveletet továbbra is embernek elvégeznie.

Ebből születik a Ponto

A Ponto a CégOptimum azon fejlesztési irányát képviseli, amelyben a tudás, a rendszer és a technológia nem különálló elemek.

A szakmai tudás meghatározza, mit és hogyan lehet automatizálni. A rendszer biztosítja, hogy a folyamat következetesen működjön. A technológia pedig lehetővé teszi, hogy mindez gyorsabban és kisebb adminisztratív terheléssel történjen.

Mert a hatékony működés nem attól modern, hogy mesterséges intelligenciát használ.

Hanem attól, hogy pontosan tudjuk, hol érdemes használnunk.

Ponto – kevesebb adminisztratív kör, több idő a valódi szakmai munkára.